General Terms and Conditions

General Terms and Conditions

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Order Placement
Please forward your order including the delivery time, airport, registration of the aircraft, name of the handling / FBO responsible, telephone number and email address from the person ordering, invoice address and the complete order of services required to our Carlos Team. The order is considered confirmed with the confirmation from Carlos in the form sent by Carlos.
One request: read our order confirmation carefully, this is the way we have understood your order and will implement it. Due to language and cultural barriers, misinterpretations and, of course, human errors can always occur. The order confirmation is the last opportunity for both sides to check the order again for possible errors before delivery. Your cooperation helps to offer your passenger a perfect event. Thanks very much!

Fees
The following fees apply to all orders:
I) Delivery | Pickup charges
Delivery charges apply for each service (delivery to & pickup from an aircraft/airport/FBO). This also applies to any additions made to an order upon delivery.
II) Waiting Charge
If the crew does not show up at the aircraft on time we do reserve the right to add a waiting charge on top of the bill per 30 minutes started.
III) Night Surcharge
For services provided between 10 PM LT and 6 AM LT night surcharges apply.
IV) Rush order surcharge
In case that the confirmation has been sent the same day where the delivery takes place we are not not able to guarantee that all products and services are available as stated. Same applies to orders where a confirmation has been sent with a lead time of less than 12 hours. If possible we will inform you prior if items or services are not available as required. A rush order surcharge will apply. Orders as stated above can not be canceled free of charge. Our kitchen teams have to start immediately with the production.

Payment Methods
Direct billing is possible for all services provided by Carlos Aviation Catering Network GmbH. We accept all major credit cards such as Visa, Mastercard, Diners Club and American Express. In such a case please provide all credit card details (CC-number / exp.date / name of cardholder / security code) and a billing address when you place your order.
Other invoicing related matters have to be clarified in advance and verified by our accounting department,
Invoices for all services may also be settled via your handling partners, possible surcharges might apply.

Price Quotations
Please note that airport fee as well as possible handling surcharges will be added to the amount quoted. If you are exempted from VAT, please provide us with proof of such an exemption. This applies only if the invoice will be settled directly with Carlos Aviation Catering Network GmbH.

Cancellation Policy
I) Cancellation charges:
cancellations received 24 hours or more prior delivery will be free of charge (shopping items excluded)
cancellations received with lead time of 24 to 12 hours prior delivery a cancellation charge of 50% of the order volume applies.
cancellations received with 12 hours or less prior delivery there will be a 100% cancellation fee.
In general we always do our best to keep those cancellation charges as low as possible.
II) Special orders
Special orders involve items which have been sourced or supplied by a third party due to exclusivity or limited availability. Cancellation free of charge depends on the volume of the catering order. For cancellations with a lead time given of less than 48 hours cancellation charges do apply.

Extra Service
I) Laundry service
We offer a full laundry and dry cleaning service provided by external suppliers. Carlos Aviation Catering Network Gmbh can not be held responsible for services provided by those external suppliers.
II) Stewarding service
Board equipment such as china, glass and silverware can be cleaned, too.
III) Shopping Services
Carlos Aviation Catering Network GmbH is able to purchase items which have been specifically requested by the client. The availability and prices of those items can not be guaranteed. Surcharges apply for thos shopping and price evaluation services provided.
IV) Pickup from restaurants
Carlos Aviation Catering Network GmbH is able to provide services from external restaurants depending on the lead time given. Carlos Aviation Catering Network GmbH can not be held responsible for quality, amount and packaging provided by this external supplier.
V) Airport Deliveries
Airports which are not approached by us on a regular basis might be provided by external couriers. Extra surcharges do apply for those services. In case transportation will be arranged by an external courier all items delivered will be, in regards of the Aviation Security Act, delivered as “NOT SAVE”.

Complains and improvement suggestions
Please double check all items delivered to you straight upon delivery. Please advise within 72 hours ones services have been provided in case a complaint applies and provide us with pictures and details in regards to the complaint raised.

Food Safety Regulations
All food is prepared and stored in accordance with FDA, HACCP and German federal hygiene and sanitation rules and regulations. Ones food has been delivered and / or handed over to the crew and / or the handling / FBO, those parties are responsible to assure that p.e. cooling will be provided without failures with this cooling process.

Contacts and Operating Hours
I) Contact details
You can reach us by telephone or email. For urgent inquiries between 10 pm and 06 am local time, please contact us by telephone.
T: +49 3 020 84 75 700
order@aviation-catering.com
http://www.aviation-catering.de/
II) Office hours
You can reach our catering team by phone 24h/7 a year.

Regular Distributor
All necessary approvals by the Federal Aviation Office and the airport operator are existing. We guarantee a secure supply chain!
LBA - regulated supplier for onboard supplies

Bestellannahme
Bitte übermitteln Sie ihre Bestellung inkl. der Angaben zu Lieferzeit, Flughafen, Registrierung, Name des zuständigen Handlings / FBO, Telefon und Mail des Bestellers, vollständige Rechnungsangaben, vollständige Bestellung an das OPS Team von Carlos. Die Bestellung gilt mit der Bestätigung von Carlos in der von Carlos gesendeten Form als bestätigt.

Eine Bitte: lesen Sie sich unsere Auftragsbestätigung genau durch, dies ist die Art und Weise wie wir Ihren Auftrag verstanden haben und umsetzen werden. Aufgrund von sprachlichen und kulturellen Barrieren kann es immer zu Fehlinterpretationen und natürlich auch zu menschlichen Fehlern kommen. Die Auftragsbestätigung ist die letzte Möglichkeit für beide Seiten, den Auftrag vor Anlieferung nochmals auf mögliche Fehler zu prüfen. Ihre Mitarbeit hilft, Ihren Fluggast ein perfektes Event zu bieten. Vielen Dank!

 

Gebühren
Die folgenden Gebühren gelten für alle Bestellungen:

I) Gebühr bei Lieferung oder Abholung

Pro Lieferung zum bzw. Abholung vom Flugzeug bzw. Flughafen oder Handling/FBO werden Gebühren verrechnet. Dies gilt auch für alle zusätzlichen Bestellungen, die bei der Lieferung getätigt werden und eine zusätzliche Anlieferung verursachen.

II) Wartegebühr

Sofern zur gewünschten Anlieferungszeit keine Crew am Luftfahrzeug aufzufinden ist, behalten wir uns das Recht vor eine Wartegebühr in Rechnung zu stellen. Diese wird pro angefangene 30 Minuten berechnet.

III) Nachtgebühren

Bei Anlieferung oder Abcatern zwischen 22.00 Uhr und 06.00 Uhr fallen Nachtgebühren an.

IV) Expresszuschlag

Wenn die Bestellbestätigung (durch Carlos) und Lieferung am gleichen Kalendertag stattfinden bzw. wenn zwischen Bestellbestätigung durch Carlos und Lieferung weniger als zwölf Stunden liegen, können wir die Verfügbarkeit aller bestellten Waren nicht garantieren. Sie werden gegebenenfalls bei der Lieferung über die fehlenden Artikel informiert. Zusätzlich fallen Expresszuschläge an. Expressbestellungen können nicht kostenfrei storniert werden, da die Küche umgehend mit der Produktion beginnen muss.

 

Zahlungsbedingungen
Die Begleichung mit einer Kreditkarte ist bei allen Leistungen der Carlos Aviation Catering Network GmbH möglich. Wir akzeptieren alle gängigen Kreditkarten. Bitte geben Sie bei der Bestellung alle Informationen zur Kreditkarte (Kreditkartennummer / Gültig bis / Name des Karteninhabers / Sicherheitscode) und die finale Rechnungsadresse an. Eine Bezahlung auf Rechnung ist nach vorheriger Absprache und Prüfung möglich.

Alle Leistungen können auch über unsere Handling Partner abgerechnet werden. Bei dieser Abrechnungsmethode können Aufschläge durch das Handling entstehen.

 

Kostenvoranschläge
Bei vorab zugestellten Kostenvoranschlägen kann es Zuschläge durch das Handling oder dem Flughafenbetreiber kommen. Wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind, lassen Sie uns bitte eine entsprechende Bestätigung zukommen. Dies gilt nur bei direkter Zahlungsabwicklung mit Carlos Aviation Catering Network GmbH.

 

Stornobedingungen
I) Storno-Gebühren:

  • bei Stornierung mehr als 24 Stunden vor Anlieferung: kostenfrei (ausgenommen bestätigte Einkaufsartikel)
  • bei Stornierung zwischen 24 bis 12 Stunden vor Anlieferung: 50% der Auftragswertes
  • bei Stornierung unter 12 Stunden vor Anlieferung: 100% der Auftragswertes

Grundsätzlich versuchen wir die Stornogebühren so gering wie möglich zu halten.

II) Sonderbestellungen

Sonderbestellungen sind Waren, die aufgrund von Exklusivität oder begrenzter Verfügbarkeit von Dritten produziert oder zur Verfügung gestellt werden. Eine kostenfreie Stornierung hängt von der bestellten Menge und ggf. dem externen Partner ab. Für Stornierungen, die weniger als 48 Stunden vor der vereinbarten Lieferung erfolgen, entstehen Stornogebühren.


Extra Leistungen
I) Wäscheservice

Wir bieten einen kompletten Wäscheservice sowie chemische Reinigung durch externe Dienstleister an. Carlos kann hier keine Garantie für die Leistung der externen Dienstleister übernehmen.

II) Reinigungsservice

Bordeigenes/kundeneigenes Equipment wie Porzellan, Gläser und Besteck können ebenfalls gereinigt werden.

III) Einkaufsservice

Carlos kann speziell angefragte Waren (non Food / Food) beschaffen. Die Verfügbarkeit und die Preise können nicht garantiert werden. Es fallen Gebühren für Beschaffung und Preisrecherche an.

IV) Abholung vom Restaurant
Abhängig von der Vorlaufzeit und auf Anfrage holen wir Speisen aus dritten Restaurants ab. Carlos kann hier keine Garantie für Qualität, Quantität und Verpackung übernehmen.

V) Lieferung an entfernte Flughafen

Flughäfen die nicht zu den regulär angefahrenen Flughäfen gehören können ggf. mit externen Speditionen beliefert werden. Hier fallen zusätzlich Gebühren an. In diesem Fall gilt die Ware als “nicht sicher” im Sinne des Luftsicherheitsgesetzes und wird landseitig an die Crew übergeben.

 

Reklamationen und Verbesserungsvorschläge
Bitte prüfen Sie die Ware direkt bei Empfang. Teilen Sie uns Reklamationen innerhalb von 72h nach Anlieferung mit und senden Sie uns Bilder und detaillierte Informationen zu.

 

Lebensmittelvorschriften
Alle Speisen werden nach den Richtlinien der HACCP, der FDA und der deutschen Lebensmittelhygiene Verordnung zubereitet, zwischengelagert und ausgeliefert. Mit der Übergaben der Speisen an den Kunden, die Crew oder das Handling sind diese für die bestellten Güter und Einhaltung der Kühlkette verantwortlich.

 

Kontakt und Öffnungszeiten
I) Kontakt

Sie können uns per Telefon oder E-Mail erreichen. Bei dringenden Anfragen zwischen 22:00 Uhr und 06:00 Uhr Ortszeit kontaktieren Sie uns bitte telefonisch.

T: +49 30 20 84 75 700

order@aviation-catering.com

http://www.aviation-catering.de/

II) Bürozeiten

Unser Büroteam erreichen Sie 24/7 im Jahr.

 

Zulassungen
Es liegen alle notwendigen Zulassungen seitens des Luftfahrtbundesamtes sowie des Flughafenbetreibers vor. Wir garantieren für eine sichere Lieferkette!

LBA - Reglementierter Lieferant für Bordvorräte

LBA - regulated supplier - licence number - DE.RSC.060

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